仕事のスケジュール管理が上手くいかないのはこれが原因だった！？その解決方とは

f:id:msnki:20160323204100j:plain 「仕事や勉強が思うようにいかない」「運動したいけれどなかなかまとまった時間が取れない」「前向きな気持ちとやる気と集中力が欲しい」

この記事を読まれている方の殆どがこの中のどれかに対しての欲求を持っていると思いますが、そういう方にまずしてもらいたいのは「日々の時間の使い方を見直す」事。巷には様々な時間管理やスケジュール管理の本、Web記事やアプリが出回っていますしはてなにもその類の記事は存在するでしょう。

これらを全て活用して、その通りにきちんと行動できればすべて上手くいく「はず」ですよね。しかし、実際にはその通り真似てみても上手くいかない人が多く存在します。それはなぜでしょうか。まずはスケジューリングや時間管理、そこ潜む罠とストレスの関係について考えていきましよう。

優先順位のつけ方を見直す

まず、スケジュール管理において重要となるのは、「優先順位のつけ方」だと言われています。次の図は有名な著書「7つの習慣」に書かれているものですが、緊急性と重要性の2つの軸で優先度を決めていくものです。図の緊急の軸では、緊急にやる必要があるものと緊急でないものに分けられます。そしてもう1つの軸、重要性の軸では、重要なものと重要でないものに分けられます。これに従うと、あなたがやるべき事柄は「緊急かつ重要なもの」、「緊急でないが重要なもの」、「緊急だが重要でないもの」、「緊急でなく重要でもないもの」の4つに分類されます。

緊急でないが重要なこと

この4つの中で、最重要なのはどのカテゴリーでしょうか。一見緊急かつ重要なことか最重要だと考えがちです。しかし一番重要なのは「緊急でないが重要なこと」なのです。たとえば、あなたが語学をマスターして二年後に海外に留学する！と決心しているとします。海外へ留学したいと思っているのは二年後なので、英語の勉強をする事は「今日」するべき用事かと考えれば決して緊急ではありませんが、あなたにとっては重要なことです。

あなたが勤務を終え帰宅しようとした際上司から「この書類を明日までにまとめてくれ、明日の会議で使う事になったデータなんだ」と追加の仕事を頼まれたとしましょう。これはどちらかと言えば、「緊急かつ重要な仕事」になります。ここで、どちらを優先するかがポイントになります。

あなたがこの後に予約している英会話スクールに行くのをキャンセルして、頼まれた仕事を終わらせる為に残業をしたとしましょう。仕事は滞りなく進みますが、あなたにとって重要であるはずの英語のスキルは向上しません。

これが一度や二度ならいいのですが、毎日この様な判断を繰り返すと、結局あなたはスキルアップもロクに出来ず留学にも行けなくなってしまうハメになります。
あなたにとって英語を学ぶことが最優先であれば、この場合とにかく英会話スクールに行き、もう一度会社に戻って仕事をするとか、仕事を自宅に持ち帰って仕上げるとか、何らかのやり繰りをして「最重要事項」を優先させなければいけません。この様な違いが毎日積もり積もっていくと一年後二年後には大きな差となるわけです。

たとえば、あなたの留守中に取引先から電話があったとします。あなたは他にもやる仕事があるので”すぐに電話するべきか””あとで電話をかけるか”迷います。
先方は「すぐに連絡をして欲しい」と留守電に残していますが、その先方とのこれまでの付き合いで、どうせあの人からの用事は大した用事では無い、とわかっていたとしたら、それは「緊急だが重要でないこと」に分類されます。

このような事柄を先送りにすると、どうなってしまうのでしょうか。あなたの頭の中には「取引先に電話をしなくちゃいけない」ということが頭の隅でずっと引っかかり続けます。これだけでは大したことがないと思うかもしれないでしようが、「頭の中が完全にスッキリとした状態」と、「ずっと何か引っかかっている状態」どちらが脳にとっていい状態でしょうか？この「ずっと何か引っかかっている状態」は放置して長く続けば続くほど、ストレスの度合いはかなり違ってきます。

しかも、あなたが電話をしようどうか考えて頭の隅でもやもやしている間、先方も電話を待ってイライラもやもやしています。大した重要でないことは一見すると先送りしても良さそうに思えますが、そう考えると実はなるべくその場で片付けてしまったほうがいいでしょう。それが気乗りしない仕事だとついつい先送りしてしまうことになります。それを防ぐにはどうしたらいいのでしょうか。

重要でも緊急でもないことが呼ぶプチバニック

こうした優先順位の決め方をしていると 「重要でも緊急でもないこと」 というのはどんどん後に回してもよいという事になってしまいます。時間管理の本の中には、予めその日のスケジュールを決めておく。そして”途中で入ってきた案件や用事は緊急でなければすべて翌日のスケジュールにまわせ”と書いてあるものもあります。この方法は一見素晴らしいですし、合う人や、慣れれば上手くいく方法なのかもしれません。しかし合わない人にはまったく合わない方法でもあります。

たとえば緊急では無いメールが数通来たとします。「これは急いで返さなくていいメールだから」ということで翌日に回す。翌日にそれをきちんとこなせばいいのですが、うっかりしていると次の日、また次の日とドンドン先送りになってしまいます。「塵も積もれば山となる」といいますが、ちょっとした用事でもすぐに後回しにしていると、積もり積もりあっという間に山の様に溜まってきます。

これが習慣となり毎日続いてしまうので、すぐに収集がつかなくなってしまいます。あなたも書類の山や手紙の山を目の前に呆然とした経験があるのではないでしょうか。
これらを処理をする事に関しては、一つ一つはそれほど大変ではないのですが、後回しにした案件が積み重なった状態を目の前にするとかなり大変そうな感じがしてしまうわけです。

このときあなたの頭の中ではストレスで小さいパニックが生じています。ストレスを溜め込まない、二度手間を避けるとなどの理由から数分で出来る簡単な仕事や用事であればすぐにやってしまうのが得策と言えるでしょう。

すぐに出来る事は後回しにせず、すぐにやってタスクを消化する

これが大事です。