何か分類する時に大切な3つのポイントとは？机上の整理整頓をすると仕事の効率があがる

整理整頓分類された机の上

整理とは身のまわりの物を正しく取捨選択し、分類することです。分類するのがうまい人は整理も上手です。逆に分類が下手な人は、整理も苦手なのではないでしょうか。ものごとを分類するうえで、大切なポイントは3つあります。

分類する為の1つ目のポイント

物や情報などを分類するときは、漏れとダブりがないようにしなければならないということです。これができないと「これはどこに入れたらいいんだろう？」「入れる場所がないから新しくフォルダをつくろう」「どこに入れたか忘れてしまった」という風に、迷いやムダが増えてしまいます。

収納するときに迷うということは、探すときにも迷うということです。それでは、結果的に多くの時間ロスが発生してしまいます。私自身もこれがどういうことかわからず大変苦労したことを覚えています。

分類する為の2つ目のポイント

全ての物や情報は五つ以下を目安とし、シンプルに分類するということです。扱う物の量にもよりますが、少なければ少ないほど効率的です。

6つ以上に分類してしまうと、必要な物を取り出すときはもちろん、しまうときにも時間がかかります。このようなロスを限りなくゼロに近づけるために、5つ以下で分類するというルールを作成して管理することが大切です。

分類する為の3つ目のポイント

捨てる基準を作る事です。会議の書類、本、名刺、メールやニュースなどの情報をすべて保存しようとせずに「捨てる基準」を決めましょう。

捨てる基準を作る事で、整理する物の量と整理に費やす時間を減らことができ、先ほどお伝えした整理の真の目的である、より早く目的を達成し、仕事のパフォーマンスを高めることができるようになります。

机は使用頻度で分類し整理する

身のまわりの整理と聞くと、まず最初に思い浮かぶのが机の整理ではないでしょうか。
机をきれいにすることの重要性は、誰もが理解していると思います。しかし、整理しなくても仕事は進められるため、どうしても後回しにしてしまいがちです。

机を整理する目的は、仕事で使用する資料や文具など自分が使いたい物をいつでも使える状態にしておき「物を探す」というムダな時間をギリギリまで減らすことです。物を探している時間は、1日で考えると数分程度かもしれませんが、それが1ヶ月間積み重なれば200分以上にもなります。

また、物が見つからないときストレスや、集中力が切れてしまう弊害など、時間のロス以外にもたくさんの悪影響があります。

整理された状態は仕事のモチベーションや効率も上がる

整理正論された綺麗な状態で仕事が出来れば、無駄な時間やストレスも減らす事が出来ます。更に仕事に対するモチベーションが上がるという二次的な効果もあります。机の整理でもっとも重要なことは、すべての物を「使用頻度」で分類するということ。それは「よく使う物ほど近くに、あまり使わない物ほど遠くに」という状態をつくるためです。

この方法であれば必ずすべての物を、漏れやダブりなく分類できます。それ以外の基準で分類してしまうと、「これはどこに置こうかな？といった迷いが生じたり「整理のワナ」にはまって整理すること自体が目的となってしまい、せっかく綺麗にしてもいずれ机の上に必要の無い物が散乱し、仕事の効率も悪くなってしまいます。

では、どこから手をつければいいのか？それはとにかく「捨てる」ことです。机を整理する最大の成功ポイントです。まずは、このチャートに従って、現在机にある物をどんどん捨てていきましよう。特に重要なことは「使う可能性がありそう」や「使うかも」といった中途半端な物を捨ててしまうことです。

机の上の90％以上の物は捨ててしまう

取捨選択

【一ヶ月以内に使う】
├データとして保存されている→捨てる
└データとして保存されていない→データとして保存できる→データとして保存して捨てる
　　　　　　　　　　　　　　　　└データとして保存できない→保存
【一ヶ月以内に使わない】
├再現性がある→捨てる
└復元できない→仮ゴミ箱に入れる

机から不要な物がなくなったら、残った必要な物を使用頻度によって分類し、収納していきましょう。ますあなたの机を、机の上、手前引き出し、中段引き出し、下段引き出し、足元の5つのゾーンに分解します。

使用している机の形状や、机自体の利用頻度によって、ゾーンを3つにしたり、 4つにしたりしても問題ありません。分類することができたら、残っている物を次の基準に従って、使用頻度の高い物は近くに、低い物は遠くに移動させていきます。

机の上

毎日必ず使用する物だけを置きます。筆記用具、電話機、パソコン、モニターキーポードなどです。書類などは一切置いてはいけません。これにより広い作業スペースを確保することができます。

手前引き出し

週に3回以上使用する小さめの物を入ます。たとえばポストイット、印鑑、セロテープ、ホチキス、名詞など。比較的利用するけれども毎日は使わないな、といったレベルの物がここにはいります。

中断引き出し

週間に1回以上使用する物や、大きめの物を入れます。プロジェクト管理用のファイルや、営業資料、各種マニュアル、名刺ファイルなどはここに収納します。

下段引き出し

月に1回以上使用する物、再現することが不可能でデジタル保存できない物を入れます。中段引き出しと似ていますが、さらに使用頻度の低い物がここに入ります。「遠い物＝普段触らない＝近くに置く必要がない」ということを常に心がけていると、整理がどんどん進んでいきます。

足元

足元にはダンボールなどの箱（仮ゴミ箱）を置き、一ヶ月以内には使わないけれど捨てるかどうか判断がつかなかった物をいれます。ここがいっぱいになったら、シュレッダーやゴミ箱にもっていき、取捨選択をしましょう。

そのときに捨てられなかった物は、そのまま入れておいて構いません。そうすることで仮ゴミ箱の中の物がいかにムダかということに気づくことができ、物を捨てる習慣が身につきます。仮ゴミ箱は捨てる習慣が身につけば不要になります。仮ゴミ箱はあくまで「捨てられない人」のためのツールだということを理解しましょう。

さて、みなさんの現在の状態と比較していかがでしたでしょうか？現在の机の状態とあまりにかけ離れていたとしたら、はじめは大きな副作用が出てしまうと思います。しかし、頻度で分類することに慣れると仕事の効率が大きく上がります。