ホウレンソウ「報告連絡相談」にはコツがある？コミュニケーション編その1

コミュニケーションを取る男女

ホウレンソウ「報告連絡相談」についてここ6日間は上司から部下編、部下から上司編とここまで続けてきましたが、最後はコミュニケーション編です。

多くの人現が協力してなしとげていくビジネスの現場で、チームワークがよく機能するためにはとくに「双方向」のホウレンソウが必要になります。他人同士のコミュニケーションをよくする円滑剤としては、「挨拶」「心の込め方」「言葉の遊び方」といった素朴な事柄が大いに役立つでしょう。

挨拶は相手の心を開かせる第一歩

ホウ・レン・ソウは双方向のコミュニケーションといわれます。そのコミュニケーションの第一歩は挨拶だと言っていいでしょう。組織内でお互いが挨拶も交わさないようであったら、良好なコミュニケーションは成立しないのだから。

私は、挨拶とは「心を開くこと」であると思っています。「おはようございます」という言葉を発することにより相手の閉じていた心を開かせ、相手が同じように「おはようございます」と応じることによって、相互の心が通い合うことになる。

心が開いていないのに一方的にメッセージを伝えようとしても、うまくいかない相互に挨拶を交わすことは、その瞬間、ある意味では状況を共有化していることの確認になる。
ところが、この大切な挨拶を交わさない人達がいる。若い人にその傾向があり、これは好ましいことではない。これは周囲が挨拶の大事さを強調してないことにも原因があるのではないかと思います。

最近の若い人は挨拶をしない？

最近の若い奴は挨拶もしないと嘆く大人が多いですが、その大人が率先して挨拶をしているかというと疑わしいです。

自分は挨拶しても、挨拶を返してくれないと嘆く人もいます。「嘆くだけでなく若い人に挨拶するように指導しているのか」と聞くと、どうもそうでもないということが。

「挨拶なんてものは家庭のしつけの問題だ」といいますが、そう言われる人に「ではあなたはご自身の子供さんを挨拶するようにしつけていますか」と問えば、「そうでもない」という人が多い様に思います。

挨拶がないことの責任の一端は、挨拶を励行させるように仕向けるべき大人、上司、先輩社員の方にもあります。

しつこく挨拶を繰り返していれば、習慣となって挨拶嫌いな若者も挨拶は返す様になるでしょう。

挨拶は元気よくしましょう

コミュニケーションの第一歩は挨拶であり、挨拶は相手の心を開かせます。

しかし、挨拶はするものの、陰気な声で挨拶したり、ロのなかでもごもごしていて何をいっているのかわからない感じで挨拶したり、相手の顔を見ないでうつむきかげんで挨拶するようでは当人は挨拶したつもりでも、これでは相手の心を開かせることは難しいでしょう。

相手にさわやかな印象を与えるような声を出さなければ、挨拶したとは言い難いです。
もちろん大きな声を出せばいいというものではありません。「とにかく大きな声を出せばいい」いう意見には私も反対です。ですが、やはり挨拶はハッキリと聞き取れるぐらいの大きさの声の方が印象はいいです。

心を込めて声を出す

ホウ・レン・ソウのいろいろな場面で、自分の意思を伝えるのに言葉を選び、声の調子に強弱をつけ、時にはジェスチャーを入れて話す。その際、話す言葉が丁寧語でなく、敬語に多少の誤りがあっても、心がこもっていれば相手の共感を得ることが出来ます。手話をしている人に聞くと、手話は手だけで表現するものではないといいます。手の動きだけでなく、

ありがとうなら(あなたに心から感謝しますという気持ち)

ごめんなさいなら (本当にご迷惑をかけた、申し訳ありませんという気持ち)

を心の中でつぶやきながら手話しないと相手に通じないそうです。心を込めて「さようなら」と表現すると、耳の不自山な方にも「残念だね、また会おうね」という気持ちまで伝わるそう。

手話でなくても、人に対しての感謝の気持ちを伝える、ねぎらいの気持ちを伝える時は心からそう思わないと相手には伝わりません。フェイスツーフェイスであれば顔の表情が言葉の足りないところをカバーしてくれますが電話のように相手の顔が見えない時は相手があたかもそこにいると思って応対することが必要となってきます。

謝罪の電話であれば、電話に向かって45度深々と頭を下げた”つもり”で「すみません、申し訳ありません」と言えば、以心伝心であなたの真撃な心は伝わるでしょう。

口では「ありがとうございます」といいながらも、足を机にあげてお礼の言葉を言っていれば姿は見えなくても何となく相手に伝わるものです。