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仕事や色々な悩みを解決し隊

集中出来ないやる気が出ない!最近身体の調子が悪い!日々発生する色々な悩み解決方を考えていく


ホウレンソウ「報告 連絡 相談の仕方」とその基本 上司編その1

報告連絡相談

ホウ・レン・ソウとは何か、なぜ必要なのか。職場でホウ・レン・ソウが適時・適切になされないのはなぜか。どうしたらよくなるか。

新人ビジネスマン、若い部下、営業マン。日常、ホウ・レン・ソウを求められる人々に焦点を当てて、どういう点に留意したらうまくいき、仕事の成果があがるかを、具体的事例で示していきます。 

 

上司にホウレンソウをする際の留意点

「ちょっと宜しいですか」と目の前に来た部下に言われると、上司としては「駄目だ、後にしてくれ!」とは言いづらいですよね。したがって部下は報告・相談に行く場合、上司の都合を考慮する必要があります。上司が取り組んでいた仕事が一段落し、ダイミングを見計らって報告・相談するべきです。ただ、上司がいつも忙しそうにしているといつ報告・相談に行ったらよいか。そのタイミングをつかむのが難しい!という人います。

これについては、忙しそうにしている上司に反省してもらわなければなりません。この様な上司に限って、部下からホウ・レン・ソウがないと嘆く人が多いです。いつも忙しそうにしている人には「ご相談したことがありますので、ご都合のよい時に呼んで下さい」とでもいっておけば、余程忘れやすい性格でも無い限り、

タイミングのいい時に「今だったらいいぞ!用件はなんだ?」

という声かかかるはずです。
 

すんなりOKが貰えない様な厄介なことを上司に報告・相談するような場合は考える必要があります。感情の起伏の激しい上司の場合、機嫌のいい時を選ばなければならないことに。

よく聞く話ですが、プロ野球の巨人の熱烈なファンである上司のところに企画書を持参して相談すると、前日、巨人が大敗しているんだと、なんだかんだと細かい所を突っつき、果てにはもう一度検討してみろと突き返されるハメに。

ところが前日巨人が快勝しており、「部長、昨日の巨人はすごかったですね!」なんて声をかけてから企画書を提出すると、中身に十分、目を通さず承認印をくれるという話もあるので、上司のご機嫌を観察してから報告・相談することも必要です。

もっとも時の感情で判断を変えるような上司は本来あまりよくない上司ではありますが、上司だって人間です。やむを得ないと諦めて、タイミングを計りましょう。

 

時間が無い上司には必要最低限の事を伝える

上司は忙しくしているが、今を逃すと上司は外出してしまうので、なんとしても報告しておかなければならないことがあります。あるいは遠方に出張している上司から「何か報告や用件はあるか?」という電話が入り、どうしても伝えておかなければならないことがあったとします。

このようなときにダラダラ話していると上司の怒りをかうことになるので、できるだけ手短に話さなければなりません。結論をまず最初に話し、上司から質問があればこれも手短に話し、「後ほど詳細は報告します」と言えば要領がよく、忙しい上司としてば助かるでしょう。

複数の事柄を報告しなければならないような場合は、報告事項の優先順位をつけた方がいいでしょう。緊急度の高いもの、重要度の高いものから要点だけを手短に報告。外出先の上司から電話が入ってから急いで優先順位をつけたり、要点を整理しようとしてもそれは難しいので、事前にどう報告するかという準備をしておくことが必要です。

上司の優先順位と自分の優先順位が異なる場合もあります。こんな時は、テレビのニュース番組ではないですが、伝えたい主な項目はこれとこれとこれです!とまず項目だけ話し、上司が最も関心のあるものから話すというのも一つの方法です。

 

次はその2を書きたいと思います。