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仕事や色々な悩みを解決し隊

集中出来ないやる気が出ない!最近身体の調子が悪い!日々発生する色々な悩み解決方を考えていく


スケジュール管理、用件やこれからやるべき事を調整・整理出来ない!そんな時はデスクをコックピットにしてしまおう!

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デスクをコックピットにする

デスクについて作業するときは、どんな仕事でも座ったままで最後まで仕上げられるように事務用品や道具がデスクのまわりにすべて揃っているのが理想です。

一番の時間の無駄は、他の人たちに仕事を中断される事だと思っていますが、実は自分で自分の仕事を何らかの理由で中断させる事が一番の時間の無駄。

デスクをあなたの 「操縦席 (コックピット)」だと考えてみてください。コックピットの中では、「現在進行の仕事に関するものだけしか必要とされない」のではないでしょうか?

何年も日の目を見たことがない、かび臭い書類はいらないはずです。デスクのいちばん近くにある棚や引き出しの中には何が入っているでしょうか?きっと名前も覚えていないほとんど使わないものが入っているのではないでしょうか。

 

その引き出しは、物がが一度入ったら「二度と出てこないブラックホールの用なもの」になっていませんか?そこに入っている書類は重要なものかもしれませんが、あまり頻繁には使わないものなのでは?

その引き出しに、しょっちゅう使うものが入っているとしても、引き出しの手前の五センチの部分だけしか使ってないのではないでしょうか。まず、仕事に必要な道具だけを備えた「コックピット・デスク」 の作り方を説明したいと思います。

 

毎日の「管制塔」を持つ

やらなくてはいけない用件を忘れないようにするとき、どうしているでしょうか。デスクの上のすぐ目につくところにそうした重要なメモや文書を置いていませんか?
二番目に絶対に忘れてはいけないことも、同じように目の前に置くようにしているかもしれません。三番目に大事なことも、その次も、という具合にずっと並んでいるのではないでしょうか。

そのままだと、まもなくあなたは重要な書類の山に埋もれてしまい、毎度その山を見る度に自問する事になります。こういった「覚えてはいないが、どこかにメモしてある」という、やり方から抜け出さないとストレスはたまるばかりです。

「管制塔」 システムは、そうしたやり方から抜け出す為のものです。「管制搭」はあなたの一日を見張ってくれるただ一つのスケジュール管理レーダーで、次の三つのセクションに分かれています。 

・今日の用件
・タイムスケジュール
・その日に関係する重要なメモ

 あなたはカレンダーや予定帳、それに関連するサービスやアプリをいくつ使っていますか?アポを書きこむために持ち歩く手帳が一冊、 コンピュータ上に一部、家族用に冷蔵庫のドアに一部、そしてオフィスのデスクの上に一部…

そんなにたくさんのカレンダーやメモを使って予定を書きこんでいたら、いつかどこかで取りこぼしが出てくるのではないでしょうか。

それ以外にも、そこらじゅうに貼りつけた付箋メモや、頭で覚えているだけの予定もあるはず。毎回それだけの数のメモやカレンダーを全部確かめるのは、あまりにも大変すぎます。必要なのは一つだけ、ひと目で一日のスケジュールがすべてわかる情報スクリーンだけ。

そうすれば、必要なときにそれを見るだけで済みます。メモをそのあたりにちらかしたり、デスクに積み上げたり、どうだったかなーとしょっちゅう気にして見る必要もありません。    

皆さんがボーイング747-400やボーイング777といったハイテク機で空の旅を楽しんでいるとき、ビデオプログラムの終了時に、機内の大きなスクリーンに飛行機が飛んでいる現在地が映し出されるのを覚えていますか。これは「エアロ・ナビ」といい、位置情報のほかにも高度やスピード、到着時間、外気温なども教えてくれます。この「エアロ・ナビ」もFMCからの情報を使用してスクリーンに映し出しているんですよ。

JAL - 航空豆知識

 

管制塔は空港・飛行場に設置される塔であり、空港・飛行場の重要施設のひとつである。司令塔とも呼ばれる。英語ではAirport control tower、あるいは単にControl towerまたはTowerとも呼ばれる。管制塔は多くの空港・飛行場に設置されているが、管制塔をもたない空港・飛行場(en:Non-towered airport)も存在する。通例、管制塔は空港・飛行場の見通しの良い場所に設置されており、空港・飛行場の主要施設(滑走路・誘導路・エプロンなど)の全景を目視確認できる高さを有している。管制塔の上部には管制室(VFRルームとも)があり、航空管制官が航空交通管制を行っている。ここで行われる管制とは、主に飛行場管制である。飛行場管制には主に次に示すような席が用意されており、それぞれ管制官が配置されている。

管制塔 - Wikipedia

 

 

書類の”駆け込み寺”を作る

保留の書類を入れておく「保留ファイル」はゴミの山をなくすために”駆けこみ寺”として「管制塔」と連携して機能します。要保存書類でも、わざわざ独立したファイルをつくるほどのものでなければ、「管制塔」の当該日のところに必要な用件を書きうつし、
それが済んだら保留ファイル、に入れてしまう。

 

これで目の前から片づきますが、絶対に忘れないで済むはずです。

 

このステップでは、デスクまわりの物理的な片づけ方を習得しましょう。オフィスをもっとすっきりとさせ、あなた仕様にするために、他の整理法やルーチン、同じ作業のくりかえしを見なおし、系統立て、効率化します。

これが出来るようになったら、あなたはあらゆる書類や予定、スケジュール管理に対応できるようになるはずです。

 この整理方法はあなたの話を聞いてくれたり、あなたがやり遂げられるように協力して見守ってくれる人がいれば成功率があがります。

 

友人や家族、職場の仲間に見張ってもらい、客観的にアドバイスをもらうといいでしょう。

 

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