仕事のメールが溜まってしょうがない…誰でも出来る簡単処理術

読むべきメールや返信すべきメール、整理や処理をするのが面倒臭くなった…という経験は誰しもあると思います。何故面倒臭くなってしまうのでしょうか？

未処理のメールが少ししかない場合、あまりストレスを感じずにサクサクっと処理出来ますよね。ところが、メールが何十件とたまっていると、そのメール一覧を見ただけで嫌になってしまいます。

この違いはなんでしようか。2、3通でも何十件でも、一つ一つのメールは同じなのに…

 未処理のメールが沢山溜まっていると、それを全部処理し終わるまでのプロセスを脳はあれこれと考えてしまいます。そのため、溜まったメールを見ただけであなたの脳の中は小さなパニックを起こし脳の処理速度が落ちてしまうからです。

どんなに大量のメールがたまっていたとしても、まず目の前の一歩。つまり目の前のメールを処理するしかありません。その積み重ねがたまったメールを全部処理するというゴールに繋がる唯一の道ですから、それしかないですよね。

誰でも使用していると言っても過言ではないメール

もはや電子メールはビジネスのみならず、誰にとっても重要な情報伝達手段になりました。（個人で知人同士の連絡手段としてはLINEやツイッターなどのSNSなどの割合が大きいですが）

ビジネスマンであれば、”最低でも”1日2回は仕事用のメールをチェックする必要があるでしょう。ここであまり時間をかけてはいけません。時間があると思うと、だらだらと余分な時間を費やしてしまいます。

そこで、メール処理の時もストップウォッチで時間を計測します。目標タイムを設定して、それの更新を目指すのです。相手にもよりますが、多少の細かい誤字などは許されると思います。※この方法を試す相手は必ず選びましょう。友人やくだけた関係の相手がいいです。

あまり細かい点は気にせずに、「8割主義」で素早くメールを打ちましょう。文章の量が多ければ、それだけ打ち込む時間がかかります。なるべく表現を簡略化する工夫も必要です。メール処理も目の前のタスクを一つひとつ集中してこなしていくのが近道と言えます。

メールの仕組み化

送られてきたメールを素早く処理することは必須ですが、 それだけでは十分とは言えません。もっと効率よくメールを処理する仕組みを作る必要があります。私は数年前から GoogleのGmailを利用しています。

いくつかのメールアドレスを使用していますが、すべて同じチェック用のGmailに転送されるようにしてあります。ですから、Gmailだけ開けば全てのメールのチェックは事足りるようになっています。これを見ている人はGmailを使っている割合と言うのは元々、かなり高いのではないでしょうか。

Gmailは便利な機能がたくさんありますので、うまく活用すればメール処理の時間を大幅に短縮可能です。Gmailに関してはいくつか本や記事も出ていますので、それを読んでいただくのがいいと思います。

一気に全部の技を使えなくても、 自分にとって役立ちそうなものを少しづつ取り入れていきましょう。

◆Gmailの使い方に関する記事一覧