ホウレンソウ「報告 連絡 相談」にはコツがある？コミュニケーション編その2

相手がどのような人なのか、どういったことに関心のある人なのかを十分に見極めた上で、相手に合った話をすることが大事です。

「相手を見て法を説け」といわれている様に、相手が理解できないような話を得々と話す人を時折見かけます。聞かされる相手は聞いているふりをしているだけで、心では早く終わって欲しいとひたすら願っているでしょう。

 時々うんちくのあるところを披露するべくエ場の朝礼で話をする工場長。ある時、中東情勢とそれが日本経済に与える影響について語りはじめました。その人の言っていることは決して間違っていないものの、その話を聞いている人達にとって内容は相当むずかしかった。そのようなことを一通り話した後、 

「工場も非常に厳しい状況になるので、より一層コスト削減に努めなければならない」

と力説。その間に経常利益がどうの直間比率の改善に努めたいのという話があった。聴衆は話にあきたのか、途中でおしゃべりが増えてきました。聴衆の大部分は現場のワーカー。それもパートタイマーの女性や高校を卒業して一、二年の若手の女子従業員であり、こんな話に関しを持つはすがありません。

その内の一人の女性が「こんなつまらない話を聞かされるくらいだ早いところ作業して、一台でも多く生産した方がはるかにコストダウンになるわよ」という。その通りですよね。無駄な話です。

相手のレベルや関心の在り方に合わせて上手に話をすれば当然、話し手の意図した結果を生むことになります。ですが、その人達にあった話をしないと裏で笑われる事になるでしょう。

伝え手は相手が誰かをじっくりと見る

広報活動も一つの連絡行為です。企業活動で、不特定多数の人になんらかのお知らせをするためにポスター、印刷物を掲示して周知に努めることがあります。

その際、不特定多数といってもターゲットが老若男女すべてなのか、特定の人達なのか、どういった人達に訴えかけようとしているかによって内容(文章、用語、 イラスト等) は変わってきます。たとえば幼児に訴えかけようとすれば、むずかしい漢字を使うことはないでしょう。

しかし、たまには幼児向けの施設で、とても幼児にはわからないむずかしい言葉を使っているケースもあるのと必ずしも行き届いているとはいえません。

遊園地においてあったゴミ箱。そのゴミ箱には…

ある遊園地のゴミ箱にPUSHという文字が書いてありました。最大の利用者である幼稚園児や保育園児にはとてもわからないと思いませんか？

この文字を採用した人の頭の中には誰がお客様かという意識はなく、横文字のほうがかっこいいという単純な理由で、もしくは何も考えないで採用したのだと考えます。この遊園地でゴミが散逸していたのは、やむを得ないと思ってしまいました。

当方の意図を相手に伝えようとする場合、「伝えようとする相手は誰なのか、相手は何を望んでいるのか」という相手の思いを知ることによって伝えたい内容は決まってきます。いろいろな思いがあるかもしれないが、その中でも一番の思いに焦点を当てて発想すれば、効果的なメッセージが作成出来るでしょう。

早とちりは禁物

外から電話が入り、たまたまその電話に出た関係で、それを当人に連絡しなければならないことがあります。そのような時、とかく自分の思い込みで勘違いしてしまうことがある。

社外の人からの電話を社内の人間と間違えてしまったり、同姓だからというだけで家族からと早合点してしまったり、自分の知っている所と似ているのでそこと混同してしまう。たいしたことにならなければ 「どうも失礼しました」ということですむが、時には相手を怒らせてしまうことがあるので十分な注意が必要です。