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名刺の管理はクラウドで 無料アプリやオンラインサービスで整理する

ビジネス・知識 ビジネス・知識-名刺管理

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社会人になると様々な所貰う事になる名刺。1日で考えるとそんなにたいした量ではありませんが、これが一ヶ月、半年、一年となると膨大な量になります。名刺の整理で頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか?

 

整理をしないとだんだん収拾がつかなくなる名刺

名刺にはクライアントや取引先からもらう仕事上必要な名刺、パーティや異業種交流会のような場所で貰う、いつか役立つかもしれない名刺、学生時代の友人や知人などが就職・転職した際に貰うものなど、さまざまな種類があります。

そうして集まった名刺は気がつくとファイルにどんどんたまっていき、整理しなければ収拾がつかなくなってしまいます。私自身も過去に名刺の整理で頭を悩ませていた一人です。

当時一番困っていたことは、仕事のクライアント、イベントなどで出会った人、以前からの友達、仕事と直接関係のない異業種の人など、多種多様なものが交ざってしまうことでした。その原因は、特に何も考えず五十音順で管理していたこと。

もらう量があまりにも多く、五十音順だけでは整理しきれずにぐちゃぐちゃになってしまったわけです。試行錯誤の末、デジタルで管理するようにしたところきちんと整理できるように。私が名刺の管理を完全にデジタルに切り替えたのは比較的最近のことなのですが、管理がラクなことに感動しました。

 

名刺をデジタルで管理する3つの利点

 

1.どこでもネットに接続できるデバイスがあれは閲覧することが可能

万が一、商談の直前にクライアントの部署や名前を忘った、出先で取引先の連絡先を知りたいということがあっても、すぐに確認出来ます。

 

2・名前、会社名、アップロード日など様々なキーワードで検索可能

これにより、分類方法に悩むことがなくなります。

 

3・名刺専用のスキャナーやパソコン用の管理ソフトも必要なく無料で管理で出来る

名刺をデジタルで管理しようとすると名刺専用のスキャナーや管理ソフトを買ってしまいがちなのですが、それによってまたモノが増えてしまい整理のワナに陥ってしまいます。用意するものは、クラウドでデータ管理ができるWebサービス 「エバーノート(Evernote)」のアカウントと、デジタルカメラかスマートフォンだけです。

 

エバーノート公式サイト


エバーノートが名刺の管理に優れている点は「文字認識機能」

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これはあまり知られていないのですが、 エバーノートには写真に写っている「文字」を機械的に読み取って、文字データとして保存してくれるいわゆる「OCR機能」を使用する事が出来ます。

名刺の写真データをエバーノートにアップロードすると、名刺に印刷されている文字を自動的に読み込んで検索できるように。 つまり、会社名や担当者名、その人が所属する部署名など、あらゆるキーワードで検索できる事が出来ます。

漢字の読み取り精度に関しても多少改善の余地はありますが、名刺の読み取り程度であれば不自由することはありません。(書籍などの文章を読み込むと思うと精度にムラがあるので、文字の大きさやフォントによっては中々難しい事もあります)

 

名刺の写真をエバーノートヘアップロードする手順 

1.机の上にデジタル化したい名刺を1枚用意します。

 

2.名刺を撮影します。このときビントをきちんと合わせ、真上から撮ることが必要です。

 

3.エバーノートに保存します。ファイル名は(会社名_役職_名前)など自分なりのルールを決めておきましょう。

また、その人の特徴や会ったときの場所や印象などを追記しておいてもいいかもしれません。(極端な話、感じが良い・悪いなどでもOKです)

 

4.保存する際には必す「名刺」というタグをつける

更に連絡する頻度が高い人の名刺には「重要」というタグをつけると検索するときにとても便利。(分類の方法は次項で解説)

 

5.撮影が終わった名刺は、新しい名刺が入っているプラスチックの箱 (保存ボックス) などに放り込む

 

工バーノートにデータをアップするのにかかる時間は撮影も含めて1枚あたり30秒~1分程度です。1時間頑張れば枚以上の名刺をストックすることができます。数時間集中して作業を行えば、あなたの名刺ファイルがすべてデジタル化されます。

このようにエバーノート上に名刺のデータを集約すれば、いつでもどこでも簡単に、名刺を閲覧できる環境が整います。慣れないうちは、登録や閲覧に時間がかかってしまうこともあると思います。ですがあきらめず二ヶ月、三ヶ月と続けていけばその効果を実感できるはず。

 

保存する名刺と捨てる名刺を分類する

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名刺をデジタル管理するうえで大切なことは、手元にある名刺をすべて取り込むという事ではなく、保存する名刺と捨てる名刺の基準を明確にしておくということ。名刺を捨てるという行為に違和感を覚える人も多いと思います。

ですが、必要な名刺が不必要な名刺に埋もれてしまい、探し出すのに時間がかかることの方が問題。 名刺がなくても、連絡を取る必要があればインターネットで検索したり、同僚に聞くなど調べる方法はいくらでもあります。

 

保存するべき名刺は、三ヶ月以内に連絡を取る可能性がある人の名刺

エバーノートに取り込むときに、日常的に(一ヶ月に一度)連絡を取る人は「名刺・重要」、三ヶ月以内に連絡を取る可能性がある人は「名刺」というタグをつけます。それ以外の名刺は無理にデジタル管理する必要はありません。時間がある人は取り込んでもいい程度です。

ただし、現在進行中のプロジェクトの関係者や、クライアントの担当者の名刺など、普段連絡を取らなくても取っておく必要がある名刺もありますので、そのような場合は自分で期限を決め、その期限が過ぎたら捨てる・もしくは使用しないBOXを用意して放り込んでおくことを心がけましょう。

デジタルで取り込んだ名刺はすぐに捨てるのではなく、もしものときのため一定期間「保存ボックス」に入れる。万が一、エバーノートへの取り込みに失敗していたり、ログインできなくなったときなどのバックアップのためです。保存ボックスは、新しい名刺が入っているプラスチックの箱で結構です。 

名刺のプラスチックケース

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デジタル化する必要はないけれど、将来使う事になるかもしれないという名刺も一緒に入れることをオススメします。

保存ボックスの中の名刺は、期末や年末などの節目や、ボックスがいっぱいになった時などのタイミングで定期的に見直しをしましょう。その際「あ、このこの人にはもう連絡は取らないな」という名刺があれば処分します。

※スマートフォンやデジタルカメラで撮影した名刺の写真データを保存しておけば工パーノートに問題が起きてもバックアップが取られている状態になっているのでさらに安心です。