時間管理をする方法。ダラダラしているとあっという間に大切な時間が過ぎる

しっかりとスケジュールを立てたつもりでも予定通りにいかない。そんな経験は誰しも持っていると思います。では、なぜ予定通りにいかないのでしようか？その理由を考えていきましよう。

ホディブローのように効いてくる「不測の事態」

きっちりタイトにスケジュールを組んでも、まず予定通りにきっちりとは行かない事が殆どです。これを読んでいる方も経験があるのではないでしょうか。その理由の1つが「不測の事態」です。「不測の事態」というと大げさに聞こえますか？ですが、すぐに理解出来る大げさな事態の方がまだいいのです。子どもが車に引かれたとか、 身内が急に倒れたとか、 このぐらいはっきりした事態だと「不測の事態」とすぐに認識出来るのですが、 ボクシングのジャブの様に一見表面上ではそんなに効いていない様でも、実は効いているパンチのほうが怖いものです。

ちょっとした電話、 ちょっとした訪問者、 ちょっとしたメール…ちょっとした上司からの仕事の追加。こうしたものはさりげなく訪れるので、 あなたは 「不測の事態」 だと認識していません。しかし、 確実に、着実にあなたの時間が少しづつ奪われていっているのです。周囲に関係する人間が多くいればいるほど、 あるいは貴方に連絡をとる方法が多ければ多いほど、 あなたはこのような 「不測の事態攻撃」に度々襲われます。そして気づけば夕方。仕事は思ったよりも進まない。どうしよう…

 こうした 「想定外の出来事」 は仕事につきものです。ですからそれを計算に入れていない余裕が無いタイトなスケジュールはまず上手くいかないでしょう。昔の作家の様に、どこかの旅館にでもこもらないかぎりあなたはこの「不測の事態攻撃から逃れられません。

じわじわと聞いてくる想定外の出来事。時間には弾力性がある

仮に何も邪魔が入らなくて予定通りに作業出来たとしても、予定より時間がかかってしまった経験、あるのではないでしょうか？その理由は主に2つあります。1つは時間の読みが甘いということ。もう1つは「やる気と集中力」の問題です。 「この仕事は1時間で終わるだろう」と見込んでいたものが、必死にやったのに2時間以上かかってしまったなんて事も多々あるのでは。

 このような場合、仕事に要する時間の見積もりが想像より甘かったということになります。 所要時間に対する予測に対して何らかの問題がある可能性があります。見込み違いなのか何なのか…そして「やる気と集中力」の問題。こちらの方がより重要で大事な問題と言えます。 

大学受験の合格体験記の中に「時間には弾力性がある」 ということを書いてあったのを思い出します。時間の弾力性？これはどういった意味なのでしょうか。たとえば明日資格試験を控えていて、その準備のために六時間程度勉強する必要があるとします。ところが急用が入ってしまい、勉強する時間が三時間しか取れなくなってしまいました。

 ここで諦めてしまえばそれまでですが…いろいろと必死に工夫をし、 集中力も極限まで高めて勉強すれば本来六時間かかるところを三時間で終わらせる事が出来る。あるいは二倍の効率までとはいかなくても、普通にやる以上の成果は出せる、といった趣旨の内容でした。

逆に、 時間に余裕があるからといってだらだらと勉強をしていたら、 六時間あっても一日中時間があっても十分な成果が上げられない場合もあるでしょう。イギリスの政治学者であるパーキンソンの言葉に「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて使い切るまで膨張する」いうものがあります。これはまさしく「時間の弾力性」を的確に言い表した言葉と言えます。時間はなんとなく使ったのではいくらあっても足りないもの。大切に使いましょう。