作業効率を上げる方法 仕事のスピードを上げるには作業を『2つに分ける』のがコツ
仕事は「考える作業」と「手を動かす作業」の2種類に分けられており、「考える作業」と「手を動かす作業」を同時にやろうとするとスピードが落ちます。
たとえば「明日締め切りの報告書を書かなくては」 ということで締め切り間際になってから取りかかると、焦りもあるためにその都度報告書の内容を考えながらキーボードを打つことになります。
こうなると順不同に思い浮かぶ内容を、思いつくそばから書き、あるいは消し、という行きあたりばったりの作業になりがち。その結果出来上がる文章は支離滅裂なものになりやすく、一旦文章の形にしてしまうと後で直す手間がかさみます。
一部直したい箇所があっても、そこを直すと全体の統合性がとれなくなったり、大前提が崩れるという積み木でいえば非常に不安定な構造を作り出してしまうためです。
仕事に必要な材料をまず確認・用意する時間を確保する
カレーライスを作ろうと思えば、必要な材料を買い揃えてから厨房に立つでしょう。作り始めてからニンジンがないことに気づけばニンジンなしで済ませるか、別の野菜で代用する必要が出てきますし、カレールウが足りなければ、その場で買いに走るはめになるでしょう。これではカレーライス作りが一向に進みません。
あるいはカレーはできあがっても、ごはんを炊くのを忘れていれば、炊きあがるまでお預けになってしまいます。カレーライス作りでこのようなことはまずありえない事ですが、仕事ではこのようなことが毎日のようにどこかで起こっているのではないでしょうか。
”だろう”は余計な時間がかかる原因になる
なぜなら、私たちの身の回りには目に見えないものを材料にして、手で触れることのできないものを作る仕事が増えているから。つまり、目の前にやるべき仕事があることはわかっていても、必要な材料が揃っているかどうかが一目でわからなくなっているわけです。
報告書作成の例は、必要な材料は頭の中にあるだろう、という前提で作り始めた結果それがすぐに使える形になっていなかったために調理時間が余計にかかっていることを表しています(さらにいえば、報告書も完成したかどうかは上司の判断にかかっています）
つまり、手を動かし始める前に必要な材料を揃えるための考える時間が必要です。
考えた結果をメモする癖をつけることで効率が上がる
考えた結果は目に見える形でどこかに書き出しておきます。こうすることで、自分では十分にわかっていたつもりの材料であっても、一度言葉や図にしてアウトプットし、可能であれば自分以外の人にも見てもらうことによって初めてそれが本当に的の仕事の材料として使えるものなのかどうかが見えてくるはずです。
このような考える作業は何も机やパソコンに向かっているときでなくとも、移動時間やちょっとした空き時間でも思いついたときにメモをするなどして進めることができます。逆にいえば、机に向かったら ひたすら手を動かす時間として使ったほうが効率がよいとえるでしょう。
メールを読む・書く時間を決めて専用時間を確保する
口を開かず、無言でパソコンに向かい、そのキーボードを叩く音だけが辺りを支配する無機質な静寂に包まれたオフィス。これだけを聞くと仕事に集中できそうな環境と思われるかもしれませんが、この静寂の中に仕事の集中を妨げる要因が潜んでいます。それはメールです。
宛名を書いて、封をし、切手を貼って、投函しなければならない紙と比べて思いついたときにすぐに送ることができるメールは仕事のスピードを飛躍的に向上させた反面、このメリットをそのまま裏返した形でデメリットを生み出しています。
すなわち、 かのちょっとした思いつきで送信されるメールや多人数が参加するメーリングリスト、あるいは 「とりあえず目を通しておいて」ということで自分宛てではなくCCとして届くメールなど、本来自分が時間をかけて読む必要のないメールが増えています。
中には前要なメールもあるでしょう。問題は、これらの重要なメールがそうでないメールの山に埋もれてしまうこと。また文書作成をしている最中に「新着メールがあります」と通知が表示されれば、そこで集中力が切れてしまいますし、メールがあるならチェックしなくては、ということで時を移さずに読みに行ってしまう。こういった中断は間違いなく仕事のスピードを低下させます。
メールが来たらどうしても気になってしまうのが人間
米国の調査会社Basex社が行った、企業経営者から一般社員までの1000人を対象に実施した調査によると、1日に合計して2.1時間(1日の約28％) は何らかの原因で業務が中断しているとのこと。
週の平日5日間のうち、合計すると丸々1日以上が無駄になっている計算になります。さらに、どんなに忙しくてもメールが届けばすぐに読みに行く、という人が55％に上るというデータ (同調査)もあり、問題は深刻です。
メールチェックから仕事に復帰するには最大25分必要になる
こうして本来の作業が中断させられたうえに、さらにもう一つ失うものがあります。それは、 中断した作業に復帰するための時間です。主に、中断する直前までやっていた作業を思い出すためにかかる時間ですがカリフォルニア大学が36人のIT系社員を対象に行った分単位での時間の使い方調査によると、復帰するまでに平均25分もかかっているというデータが。
対策としては一定時間ごとに新着メールを自動的にチェックする機能をオフにし、代わりに1日に2回ないし3回程度、メールを読み書きする為の”専用時間”を確保して、それ以外は見ないようにするとよいでしょう。これだけで少なくともメールによる中断は根絶出来ますから、より多くの時間を生み出す事が出来るはずです。
