ホウレンソウ「報告連絡相談の仕方」とその基本上司から部下編その2

部下に指示を出す上司と理解出来ない部下

”一時一字”という言葉があるように、いっぺんに多くのことを伝えようとしても聖徳太子ならいざしらす、普通の人には中々的確に伝わりません。文章にして渡すならばいいかもしれませんが、口頭であれもこれも欲張って伝えるのは止めたほうがいいでしょう。

注意事項を口頭で言う場合、あれもこれも守ってもらいたいとしても、”一兎を追うものは二兎を得ず”で、あまり欲張るとうまくいきません。時には複数の指示にも強弱、濃淡をつけるとうまくいくことがあります。

指示内容に「これだけはなんとしても絶対やってほしい」というものと「できればやってほしい」というものがあれば、それを分けて伝えるといいでしょう。

本田技研工業がアメリカで工場を展開した頃、日本人スタッフが現地の作業者に朝のミーティングで、仕事上の注意事項を複数伝えたのですが、なかなか順守されませんでした。なぜ守られないのかを話し合った時、いっペんにあれもこれも要求するのがいけないのではないだろうか。ということになったのです。

気心の知れている日本人ばかりの日本国内の工場ではそのやり方が通用したが、まだ十分意思の疎通がとれていないこの工場では無理がある。注意事項は一つ一つ徹底したほうがいいのではないかということになり、

「本日はこのことだけは絶対やってほしい、それ以外のことはできるだけ注意してやってほしい」

という具合に強弱をつけて指示しました。

その結果、絶対やってほしいと強調したことはきちんとやってくれたので、次の日は別の事柄を同じように要望した。一つのことがほぼ完全にできるようになってから別の事柄を要望するというステップを踏んで実施した結果、いくつかあった注意事項はすべてこちらの要請どおりやってくれるようになったといいます。

この例のように、物事を一挙に実現しようとしても無理なことが多いので指示を口頭で伝える場合は「一時一事」の心掛けで伝えましょう。

逆に、長年一緒に仕事をやってきた、あるいは日頃からよく話し合っている間柄だから (詳細な説明をしなくとも分かるだろう) という、こんな思い込みが意外な結果を招くケースもあります。十分わかっていると思っても、重要なことは再確認の意味でも事前に話しておいた方がいいでしょう。

上司の指示は具体的に！

上司は仕事上で部下にさまざまな指示を出し、その指示に従って部下は動きます。年配の部下であれば、上司の概括的な指示を上手にそしゃくして、上司の期待に添った動きをしてくれます。しかし、その辺を察することに慣れていない若手社員にそのような動きは期待出来ません。

若者に一般的に言えることは、「なぜそのようにやらなければならないか」という理由を求めると共に、さらに「どのようにしたらよいか」という具体的指示を求めることでしょう。

1998年にフランスで開かれるサッカーのワールドカップへの出場をかけた予選で、結果を出せなかった加茂監督は途中で解任されました。監督の責任より、むしろ動きの悪い選手達に責任があるような気もするが、一つだけ確かなのは加茂さんの試合中の指示は具体性のないものが多く、若い選手にとまどいがあったということです。

「オマエら、思い切ってやれ」

「やればできる」

「集中しろ」

「勝負は後半だ」

という類いの指示ばかりだったそう。これでは選手はどう動いていいかわかりませんよね。精神論や抽象的な言葉だけではどうにもなりません。選手達はベンチからの指示だけを待つのではなく、自分達の自主的な判断で動くべきではないか、という意見もありましたが、選手達は具体的な指示を欲しがったといいます。

サッカーといえば、自主性を重んじるジーコ監督と、具体的で決まった指示を出すトルシエ監督。（悪く言えばガチガチ）トルシエ監督の方が日本人には合っていたよね、との意見が多くでました。ジーコ監督も指示は出していたのでしょうが…

いずれにせよ、リーダーの指示には具体性がないと今の若い人は中々こちらが思った様に働いてくれない人が多い、とよく聞きます。指示待ち、説明待ちの若者は多い。そのような若者に、精神論でこちらの思惑通りの活躍を期待するのは無理だといえます。